Allgemeine Geschäftsbedingungen

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für die Nutzung der Cloud-basierten Meeting-Intelligence-Plattform „MeetLinks“ (nachfolgend „Dienst“ oder „Plattform“), bereitgestellt von der TAXWARE Software Solutions GmbH, Gasstraße 18, Haus 6a, 22761 Hamburg (nachfolgend „Anbieter“).

(2) Der Dienst ermöglicht es Kunden, Audio-Aufnahmen von Meetings hochzuladen oder durch einen Notetaker-Bot aufzunehmen und diese mittels KI-gestützter Technologie automatisch transkribieren, analysieren und zusammenfassen zu lassen.

(3) Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

(4) Der Dienst richtet sich primär an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB können den Dienst ebenfalls nutzen; für sie gelten die gesetzlichen Verbraucherschutzrechte uneingeschränkt.

(1) Die Darstellung des Dienstes auf der Website stellt kein verbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.

(2) Der Vertrag kommt durch Registrierung des Kunden auf der Plattform und Bestätigung durch den Anbieter (z. B. durch Freischaltung des Kontos oder Bestätigungs-E-Mail) zustande.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

(4) Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich und haftet für alle Aktivitäten, die unter seinem Konto erfolgen, es sei denn, er hat den unbefugten Zugang nicht zu vertreten.

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden folgende Funktionen bereit:

• Upload und Aufnahme von Meeting-Audio (auch via Notetaker-Bot in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams)
• Automatische Transkription mit Sprecher-Trennung
• KI-gestützte Analyse: Zusammenfassungen, Aufgaben, Entscheidungen, Themen, Stimmungs-Analyse auf Meeting-Ebene
• Meeting-Coaching und Qualitätsanalyse je nach Tarif
• KI-Chat zur Befragung von Meeting-Inhalten
• Aufgaben- und Projektverwaltung
• Kalender-Integration und automatische Bot-Teilnahme je nach Tarif

(2) Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif. Die jeweils aktuellen Tarifinhalte und Preise sind auf der Preisseite einsehbar.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln und zu verbessern. Der wesentliche Funktionsumfang des gebuchten Tarifs wird nicht ohne angemessene Vorankündigung eingeschränkt.

(4) Eine Liste der Subprozessoren und Datenstandorte findest du in der Datenschutzerklärung.

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99,5 % im Jahresmittel an. Ausgenommen sind planmäßige Wartungsarbeiten sowie Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z. B. höhere Gewalt, Internet-Störungen, Drittanbieter).

(2) Planmäßige Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der Hauptgeschäftszeiten (Mo-Fr, 08:00-18:00 Uhr MEZ) durchgeführt und mit angemessener Frist angekündigt.

(3) Support wird per E-Mail (support@meetlinks.de) bereitgestellt. Reaktionszeiten hängen vom gebuchten Tarif ab.

(1) Der Kunde verpflichtet sich, den Dienst nur im Einklang mit geltendem Recht zu nutzen.

(1) Die Nutzung des Dienstes ist im Tarif „Free“ kostenlos mit eingeschränktem Funktionsumfang. Kostenpflichtige Tarife sind auf der Preisseite aufgeführt.

(2) Alle Preise verstehen sich in Euro und zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern nicht anders angegeben. Gegenüber Verbrauchern werden Bruttopreise (einschließlich Mehrwertsteuer) ausgewiesen.

(3) Die Abrechnung erfolgt im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich). Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte oder einem anderen auf der Plattform angebotenen Zahlungsmittel über den Zahlungsdienstleister Stripe.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise bei Änderung der zugrunde liegenden Kostenfaktoren mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums anzupassen. Preiserhöhungen von mehr als 5 % berechtigen den Kunden zur Sonderkündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung.

(5) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter nach erfolgloser Mahnung berechtigt, den Zugang zum Dienst vorübergehend zu sperren, bis die ausstehenden Beträge beglichen sind.

(1) Der Vertrag über den kostenfreien Tarif (Free) wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann jederzeit von beiden Seiten ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden.

(2) Kostenpflichtige Tarife mit monatlicher Abrechnung können mit einer Frist von zwei Monaten zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Bei jährlicher Abrechnung beträgt die Kündigungsfrist zwei Monate zum Ende des Vertragsjahres.

(3) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Die Kündigung kann per E-Mail an support@meetlinks.de oder über die Kontoeinstellungen der Plattform erfolgen.

(5) Nach Beendigung des Vertrages werden die Daten des Kunden gemäß § 9 (Datenportabilität) und der Datenschutzerklärung behandelt.

(1) Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht gemäß § 312g BGB zu.

(1) Gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) hat der Kunde jederzeit das Recht, seine beim Anbieter gespeicherten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu exportieren.

(2) Der Anbieter stellt hierfür Export-Funktionen in der Plattform bereit (CSV-, JSON- und PDF-Export von Transkripten, Zusammenfassungen, Aufgaben und weiteren Analysedaten).

(3) Der Kunde hat das Recht, seine Daten zu einem anderen Anbieter zu übertragen oder auf eigene Infrastruktur zu migrieren. Der Anbieter unterstützt den Wechselvorgang in angemessenem Umfang.

(4) Für den Datenexport und den Anbieterwechsel werden keine gesonderten Gebühren erhoben.

(5) Nach Vertragsende und Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von dreißig Tagen werden die Kundendaten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und dem BDSG. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

(2) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet (z. B. Meeting-Aufnahmen mit personenbezogenen Inhalten), schließen die Parteien zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die AVV-Vorlage des Anbieters wird auf Anfrage über datenschutz@meetlinks.de bereitgestellt.

(3) Die Datenverarbeitung erfolgt überwiegend in der Europäischen Union (EU). Bestimmte Subprozessoren verarbeiten Daten teilweise außerhalb der EU. Die Schutzgarantien sind in der Datenschutzerklärung sowie in der AVV-Anlage 2 dokumentiert.

(4) Meeting-Inhalte des Kunden (Aufnahmen, Transkripte, Analysen) werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Eine Nutzung erfolgt ausschließlich zur Erbringung des vertraglich geschuldeten Dienstes.

(5) Eine aktuelle Liste der Subprozessoren wird in der Datenschutzerklärung und in der AVV-Vorlage geführt. Der Anbieter informiert den Kunden mindestens 30 Tage vor Hinzuziehung neuer Subprozessoren. Der Kunde hat ein Widerspruchsrecht.

(1) Der Dienst setzt KI-Systeme zur Transkription, Sprecher-Trennung, Zusammenfassung, Aufgabenerstellung, Stimmungs-Analyse und Chat-Funktion ein.

(2) Gemäß Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) weist der Anbieter darauf hin: Die Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Coaching-Empfehlungen und sonstigen Analysen des Dienstes werden durch Künstliche Intelligenz automatisch generiert und können Fehler enthalten. Sie ersetzen nicht die eigenständige Prüfung durch den Kunden. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der KI-generierten Inhalte.

(3) Sämtliche KI-generierten Inhalte sind in der Plattform und in versendeten E-Mails als „KI-generiert“ gekennzeichnet.

(4) Der Kunde hat jederzeit die Möglichkeit, KI-Outputs in der Plattform zu korrigieren oder zu verwerfen.

(5) Stimm-Trennung (Speaker-Diarization) erfolgt jeweils nur innerhalb einer einzelnen Aufnahme. Eine personenbezogene Wiedererkennung über mehrere Aufnahmen hinweg (Speaker Identification) ist standardmäßig deaktiviert.

(6) Der Anbieter setzt für KI-Systeme ausschließlich Modelle und Anbieter ein, die selbst KI-Verordnungs-konform sind und keine Trainingsverwendung der Kundendaten vornehmen.

(1) Alle Rechte an der Plattform, einschließlich Software, Design, Texte, Grafiken und Marken, verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit im Rahmen des gebuchten Tarifs.

(2) Die vom Kunden hochgeladenen oder erzeugten Inhalte (Meeting-Aufnahmen, Transkripte, Analyseergebnisse) verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erhält an diesen Inhalten lediglich die zur Erbringung des Dienstes erforderlichen Nutzungsrechte.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, anonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten (keine personenbezogenen Daten oder Meeting-Inhalte) zur Verbesserung des Dienstes zu verwenden.

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen, sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht, soweit der Anbieter einen Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie für die Beschaffenheit der Leistung übernommen hat. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(5) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde gegen seine Pflichten aus § 5 dieser AGB verstößt, insbesondere bei fehlender Einwilligung der Sprecher, Verstößen gegen § 201 StGB oder unzulässiger Beschäftigten-Bewertung.

Der Kunde stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung des Dienstes durch den Kunden oder aufgrund von durch den Kunden hochgeladenen Inhalten geltend gemacht werden, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Dies gilt nicht, soweit der Kunde die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat.

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Kunden zumutbar ist.

(2) Über wesentliche Änderungen wird der Kunde mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als genehmigt. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf die Bedeutung der Frist und die Folgen des Schweigens hinweisen.

(3) Im Fall eines Widerspruchs hat jede Partei das Recht, den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende zu kündigen. Bis zur Wirksamkeit der Kündigung gelten die bisherigen AGB fort.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur insoweit, als dadurch nicht zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, entzogen werden.

(2) Sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist der Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis Heide. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt diejenige wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen mindestens der Textform (§ 126b BGB).